Знаете, я никогда раньше не думала, что базовые навыки написания официально-деловых текстов - это так не-очевидно. Я не хочу жаловаться на чехов и ныть... окей, я очень хочу это делать, но если я начну, меня будет не заткнуть - накопилось.

Поэтому давайте я лучше сформулирую простейшие вещи о том, как писать всякую официалку: отчёты, официальные письма, рефераты и др. Любые не_художественные вещи, в общем-то.

Я не открываю Америку, но если кому-то это пригодится, я буду очень рада

Мои 9 пунктов об официальных текстах1. Самая базовая структура - это «вступление - главная часть - заключение». Она будет у любого законченного текста.

2. Ещё у любого законченного текста будет цель. Обычно её указывают во вступлении, развивают в главной части, итоги подбивают... ага, правильно, в заключении. Если у текста будут более-менее самостоятельные части (например, главы), то было бы неплохо и к ним применять то же правило.

3. Если у вас есть необходимость прямым текстом прописать цели и задачи (например, мы пишем исследование), то стоит понимать, чем они различаются. Цель - это стратегия, то, что мы хотим узнать или донести до читателя. Задачи - это то, как мы достигаем этой цели, какие мини-шаги мы должны сделать, чтобы прийти к цели.
Меня в своё время учили, что цель - это обычно существительное (цель - исследование, обзор, рассмотрение...), задачи - это глаголы (задача - выяснить, провести, рассмотреть...). Не уверена, что это будет справедливо для всех языков и научных традиций, но в целом неплохая подсказка.
Целей обычно одна, реже две-три. Задач почти всегда больше, чем целей.

4. Если вы пишете о каком-то эксперименте или просто приводите цифры, табличку, диаграмму, то напишите к ним мини-вывод, расскажите читателю, о чём свидетельствует приведённое доказательство. А вдруг читателю лень рассматривать ваше доказательство? А вдруг он из вашего доказательства сделает совершенно иной вывод? Ну и просто мысль было бы классно закончить.

5. Если вы знаете тему, у вас есть смутное представление о чём писать, но вы сидите перед пустым листом и не знаете, за что схватиться, попробуйте мысленно составить список из основных мыслей, которые должны быть в вашем тексте (Обязательно сказать про а)... б)...). Потом попробуйте их расставить их в логическом порядке: с какой бы мысли можно было начать, к чему и как перейти, о чём сказать потом. Ну а дальше перепишите каждую мысль более красивым языком, сцепляя с предыдущей и последующей.
Обратным способом можно править получившийся текст: попробуйте в каждом абзаце выделить основную мысль, сопоставьте с соседними и с общей целью текста. Если без этой мысли можно логическая цепочка ничего не потеряет, то можно вычёркивать.

6. Если у вас есть выданная кем-то тема, но вы совершенно не понимаете, о чём там писать, да и саму тему не совсем понимаете, то всегда можно выделить в ней ключевые понятия и попробовать начать с раскрытия их сути. Вполне возможно, ваш читатель тоже не вполне уверен, о чём идёт речь.

7. Если текст научно-исследовательский, то любая мысль, любое высказывание должно быть чем-то подтверждено. Либо ссылкой, либо цифрами. Не можете обосновать и подтвердить - не пишите.

8. Если речь идёт о письме, то всегда стоит помнить о том, что оно существует в каком-то контексте. Всегда стоит упомянуть ваш предыдущий контакт (письмо, встречу, конкретную договорённость), ставший основанием для написания письма. Иногда бывает хорошей идеей напомнить суть предыдущих договорённостей: переписка может длиться долго, едва ли вы единственный такой у вашего собеседника - детали могут затеряться или просто забыться.

9. Ну и про заключение...
Заключение пишется соответственно целям: достигнуты или нет, как, в какой степени и т.д. Неплохо, если вам есть что сказать о перспективах: что дальше делать с полученным результатом, какие есть варианты, что это может дать.

И забавная ссылочка от Мегаплана про то, как писать тексты - Правила сильного текста. Они немного про иные тексты, чем я, но тоже интересно и может пригодиться.